7 Tools: So optimierst du die Zusammenarbeit mit virtuellen Teams

7 Tools: So optimierst du die Zusammenarbeit mit virtuellen Teams

(Update 9/2018) Diese Online-Tools haben mich bei meinen Projekten bisher bestens unterstützt: Zum einen bei der Zusammenarbeit mit Leuten, mit denen ich nicht in einem Büro sitze. Zum anderen bei der Organisation von unterschiedlichen Aufgaben. Die meisten Tools kannst du in ihrer Gratisversion ausgiebig nutzen.

 7 Werkzeuge, um die Teamarbeit effizienter zu machen

1. Trello - Visuell ProjektE managen

Dieses Tool unterstützt dich beim Projektmanagement. Trello ist eine visuelle Methode, dich mit anderen zu organisieren. Du füllst virtuelle Kärtchen mit To-Dos aus, gruppierst sie zu Aufgabenblöcken, verschiebst sie nach oben und unten oder in andere Gruppen und Arbeitspakete, weist Aufgaben Personen zu, hinterlegst Timings, wirst erinnert, legst ToDo-Listen an und vieles mehr.

 Abb. 1: Trello

Abb. 1: Trello

 

Teammitglieder bekommen Zugriff und können ebenfalls editieren, als erledigt markieren, kommentieren ... Unterschiedliche Projekte personalisierst du mit verschiedenen Farben. Die Gratisversion von Trello ist umfangreich und du kommst damit wunderbar aus. Die Trello-App ist auch in der Gratisversion nutzbar.

2. Slack – Geordnet Kommunizieren rund um Projekte

Slack wirbt mit chaosfreier Kommunikation. Die verschiedenen Projekt- und Teamkonversationen sind in Kanälen organisiert. Es gibt öffentliche und private Konversationen, 1:1 oder in Gruppen. Du teilst Dateien, Bilder usw. und schreibst direkte Nachrichten an eine oder mehrere Personen. Das Tolle bei Slack ist die ausgeprägte Suchfunktion. Du integrierst von dir genutzte Apps und Services in die Plattform.

 Abb. 4: Slack

Abb. 4: Slack

 

Die Gratisversion ist umfassend für eine unlimitierte Anzahl von Personen. Sie beinhaltet die Suchfunktion (sucht die letzten 10.000 Nachrichten durch), du kannst 10 Apps integrieren – zum Beispiel Twitter oder Mailchimp -, nutzt die App und hast 5 GB-Datenspeicher.

3. Basecamp – ProjektE managen & Kommunizieren

Optisch sprach mich Basecamp zu Beginn überhaupt nicht an! Beim Programmierer eines großen Website-Projekt war sie aber beliebt ;). Ich lernte diese Plattform also gezwungenermaßen kennen - und bald schätzen! Der Unterschied zu Trello ist, dass hier die zu einzelnen Aufgaben gehörende Kommunikation besser abgebildet wird. Gibt es einiges zu diskutieren und besprechen, bist du auf Basecamp besser aufgehoben als bei Trello.

 Abb. 2: Basecamp

Abb. 2: Basecamp

 

Laut Basecamp sind unübersichtliche Email-Threads passé und du sparst dir fade Status-Meetings. Stimmt. Alles ist übersichtlich geordnet für Projekte und fortlaufende Aufgaben mit höherer Beschreibungs-Komplexität. Es gibt eigene Discussion-Boards, man legt Projekte, Aufgaben an und setzt Deadlines. Nett finde ich das Lagerfeuer zum Chatten. Du kannst problemlos und rasch Dokumente, Bilder, Videos reinladen und Kommentare schreiben. Zu jedem To-Do gibt's einen übersichtlichen Thread, ein Messageboard und du siehst den Erledigungsgrad ... Meine liebste Funktion ist der 'Applaus'.

Es gibt ein 30-Tage-Gratis-Trial, eine Gratisversionen für Studenten und Lehrer, vergünstigte Tarife für Non-Profits.

4. Dropbox – SpeicherPlatz

Zwar alt und nicht besonders sexy - und doch manchmal einfach das Passende. Dropbox ist ein Online-Speicher-Tool mit Tarifen für Einzelpersonen und Teams. In der Basic-Version kriegst du bei Registrierung 2 GB kostenlosen Cloud-Speicher.

Dein Nutzen: Deine Texte, Bilder, Videos sind nach Eingabe des Passworts überall via dropbox.com auf allen Geräten synchronisiert verfügbar und können von dort geteilt werden. Hier hinterlegst du größere Dateien und schickst die Links dazu an andere. Die Zugreifenden müssen keine eigene Dropbox angelegt haben, um zu deinen Daten Zugang zu haben!

Dropbox hat sich zB bei meinem Unilehrgang für’s Teilen von Unterlagen bewährt. Und als Platz für Downloads für Doks von Websites aus. Ich nutze nach wie vor die Gratisversion und lösche immer wieder Dateien, um Speicherplatz frei zu kriegen.

5. Google Docs – Ortsunabhäng Dokumente Bearbeiten

Auch alt, aber gut. Google Docs ermöglicht die einfache Bearbeitung von Textdokumenten. Egal, wo du und deine Teammitglieder sitzen – ihr erstellt, ändert und nutzt Docs kostenlos von überall, wann es gerade passt. Es ist praktisch für größere Dokumente oder komplexere Texte. Du siehst, wer was geändert und Kommentare hinterlassen hat.

Sehr nützlich hat es sich bei meinen Uniprojekte erweisen, wo es schwierig war, mit den Studienkollegen einen gemeinsamen Arbeitstermin zu finden. Auch bei Einreichungen ist es praktisch: Zum Abgabetermin hin wird die Zeit kanpp und Berge von Infos müssen in Texte gegossen werden. Mit Google Docs greift jedes Teammitglied ortsunabhängig auf die Dokumente zu und ergänzt seine Gedanken und Inputs.

6. Idea-Flip – BrainstormEN & Kreativ sein

Dieses Service eignet sich für visuelles Arbeiten. Ideaflip (früher: ‘Group Zap’) ist eine virtuelle Pinnwand, auf der du deine Idee festhälst, sie mit anderen teilst und verfeinerst. Du pinnst Kärtchen in verschiedenen Farben, Größen und Formen, schiebst sie hin- und her und gruppierst sie.

 Abb. 3: Ideaflip

Abb. 3: Ideaflip

 

In der Gratisversion kreierst du so viele Whiteboards wie du willst und ziehst das Ergebnis als PDF heraus. Oder du lädst Leute zu einem Whiteboard ein: Ihr brainstormt, bearbeitet die gemeinsamen Themen, ergänzt und verschiebt Elemente, zum Beispiel während eines Telefonats oder einer Skype-Session. Bisher bin ich mit der Gratisversion perfekt ausgekommen.

7. Todoist – Virtuelle To-Do-Listen

Das Beste zum Schluss: Das Tolle an Todoist ist das ablenkungsfreie Design. Es ist für die Kollaboration gemacht, ich nutze es aber für mich allein.

 Abb. 5: Todoist

Abb. 5: Todoist

 

Ich mag das Service wirklich gerne! Eine App ist vorhanden, du kannst dich erinnern lassen, Notizen hinzufügen, Unteraufgaben anlegen, Prioritäten vergeben. Und ich liebe das Abhaken der Aufgaben. Der Unterschied zu Trello? Wenn man es hauptsächlich für To-Do-Listen zum Abarbeiten nutzt, ohne groß kommentieren oder kommunizieren zu wollen, ist Todoist ideal. Du nutzt das Tool in der Gratisversion ausgiebig.

Es gibt noch viel mehr nützliche Plattformen! Wahrscheinlich kommt jeden Tag eine neue, tolle Idee auf den Markt. Die hier beschriebenen sind jedenfalls von mir erprobt und wurden für gut befunden.

Jeder hat seine Vorlieben und nutzt aus verschiedenen Gründen lieber das eine oder das andere Tool (und mault, wenn er ein anderes benutzen soll). Ich lasse mich gerne mal auf eine Plattform ein, die ich nicht kenne, jemand anderer aber gerne nutzt. Weil es sich auszahlt. Und weil ich ja will, dass sich der Projektpartner auf der Plattform bewegt, auf der er gut arbeiten kann. Weil das wiederum dem Projekt zugute kommt.

>>> Welche Plattformen nutzt du gerne und warum? Ich freue mich auf deine Erfahrungen und Tipps!