7 Tools: So optimierst du die Zusammenarbeit mit virtuellen Teams

7 Tools: So optimierst du die Zusammenarbeit mit virtuellen Teams

In den vergangenen Monaten arbeitete ich an verschiedenen Projekten, darunter einem größerem Website-Projekt. Dabei lernte ich einige neue Online-Tools kennen. Diese und davor schon von mir genutzte Werkzeuge stelle ich nun vor. Sie erwiesen sich als praktisch: Zum einen für die Zusammenarbeit mit Leuten, mit denen ich nicht in einem Büro sitze. Zum anderen erleichtern sie die Organisation von unterschiedlichen Aufgaben. Die meisten Tools kannst du in ihrer Gratisversion übrigens ausgiebig nutzen.

1. Trello - Projektmanagement visuell aufbereitet

Dieses Tool unterstützt dich beim Projektmanagement. Trello ist eine visuelle Methode, dich mit anderen zu organisieren. Du füllst virtuelle Kärtchen mit To-Dos aus, gruppierst sie zu Aufgabenblöcken, verschiebst sie nach oben und unten oder in andere Gruppen und Arbeitspakete, weist Aufgaben Personen zu, hinterlegst Timings, wirst erinnert, legst ToDo-Listen an und vieles mehr. Andere Teammitglieder bekommen Zugriff und können ebenfalls schreiben, als erledigt abhaken, kommentieren ... Unterschiedliche Projekte personalisierst du mit verschiedenen Farben. Die Gratisversion von Trello ist umfangreich und du kommst damit wunderbar aus. Die Trello-App ist auch in der Gratisversion nutzbar.

 Abb. 1: Trello

Abb. 1: Trello

 

2. Basecamp – Projektmanagement & Kommunikation

Optisch sprach mich Basecamp zu Beginn überhaupt nicht an, daher war dies alles andere als meine Lieblingsplattform. Sie war allerdings beliebt bei dem Programmierer, mit dem ich bei einem Projekt zusammenarbeite. Daher lernte ich diese Plattform gezwungenermaßen kennen - und bald schätzen. Der Unterschied zu Trello ist der, dass hier die zu einzelnen Aufgaben gehörende Kommunikation besser abgebildet wird. Gibt es also einiges zu diskutieren und besprechen, bist du auf Basecamp besser aufgehoben als bei Trello.

Laut Basecamp sind unübersichtliche Email-Threads passé und du sparst dir fade Status-Meetings. Stimmt. Alles ist übersichtlich geordnet für Projekte und fortlaufende Aufgaben mit höherer Beschreibungs-Komplexität. Es gibt eigene Discussion-Boards, man legt Projekte, Aufgaben an und setzt Deadlines. Nett finde ich das Lagerfeuer zum Chatten. Du kannst problemlos und rasch Dokumente, Bilder, Videos reinladen und Kommentare schreiben. Zu jedem To-Do gibt's einen übersichtlichen Thread, ein Messageboard und du siehst den Erledigungsgrad ... Meine liebste Funktion ist der 'Applaus'.

Es gibt ein 30-Tage-Gratis-Trial, eine Gratisversionen für Studenten und Lehrer, vergünstigte Tarife für Non-Profits.

 Abb. 2: Basecamp

Abb. 2: Basecamp

 

3. Dropbox – Speicher, Zugriff von überall

Zwar alt und nicht besonders sexy - und doch manchmal einfach das Passende. Dropbox ist ein Online-Speicher-Tool. Du erhältst bei Registrierung 2 GB kostenlosen Cloud-Speicher. Der Nutzen von Dropbox: Deine Texte, Bilder, Videos sind nach Eingabe des Passworts überall via dropbox.com auf allen Geräten synchronisiert verfügbar und können von dort geteilt werden. Hier hinterlegst du größere Dateien und schickst die Links dazu an andere. Die Zugreifenden müssen keine eigene Dropbox angelegt haben, sie greifen trotzdem auf deine Datei zu! Alle Dateien zu einem Thema sind dort gesammelt ohne dass du dazu Emails verschicken musst. Dropbox hat sich zuletzt bei meinem Unilehrgang bewährt. Und als Platz für mein Freebie, das ich nach Registrierung zu meinen News kostenlos zum Download bereitstelle (mittlerweile habe ich es auf meiner Website abgelegt). Ich nutze nach wie vor die Gratisversion und lösche einfach immer wieder Dateien.

4. Google Docs – Ortsunabhängige Bearbeitung von Dokumenten

Auch alt, aber gut. Google Docs ermöglicht die einfache Bearbeitung von Textdokumenten. Egal wo du oder deine Teammitglieder sitzen – ihr erstellt, ändert und nutzt Docs kostenlos von überall. Es ist hin und wieder einfach praktisch, wenn es drum geht, komplexere Texte und Dateien zu bearbeiten. Sehr nützlich hat es sich zuletzt für meine Uniprojekte erweisen, wo es schwierig war, mit den Studienkollegen einen gemeinsamen Arbeitstermin zu finden. Mit Google Docs griff jedes Teammitglied innerhalb eines von uns definierten Zeitraums auf die Dokumente zu und ergänzte seine Gedanken und Inputs.

5. Group Zap – Brainstorming & Kreativ sein

Dieses Service eignet sich für visuelles Arbeiten. Group Zap ist ein virtuelles Flipchart bzw. eine virtuelle Pinnwand, auf die man Kärtchen in verschiedenen Farben, Größen und Formen pinnt, hin- und herschiebt und gruppiert. Die Plattform eignet sich für Brainstormings im Team, und um Gedanken und Strategien zu besprechen und zu dokumentieren.

In der Gratisversion kreierst du hier so viele Whiteboards wie du willst und bearbeitest sie 24 Stunden lang. Willst du sie länger nutzen, steigst du auf eine bezahlte Version um. Hier gibst du beispielweise jemandem Zugriff und ihr bearbeitet gemeinsam die Fragestellung; ihr seht, ergänzt und verschiebt Elemente, zum Beispiel während eines Telefonats oder einer Skype-Session. Bisher bin ich mit der Gratisversion perfekt ausgekommen.

 Abb. 3: Group Zap

Abb. 3: Group Zap

 

6. Slack – Geordnete Kommunikation rund um Projekte

Slack wirbt mit chaosfreier Kommunikation. Die verschiedenen Projekt- und Teamkonversationen sind in Kanälen organisiert. Es gibt öffentliche und private Konversationen, 1:1 oder in Gruppen. Du teilst Dateien, Bilder usw. und schreibst direkte Nachrichten an eine oder mehrere Personen. Slack zeichnet sich vor allem durch eine ausgeprägte Suchfunktion aus. Und du integrierst von dir genutzte andere Apps und Services mit in die Plattform.

Die Gratisversion ist umfassend für eine unlimitierte Anzahl von Personen. Sie beinhaltet die Suchfunktion (sucht die letzten 10.000 Nachrichten durch), du kannst 10 Apps integrieren – zum Beispiel Twitter oder Mailchimp -, nutzt die App und hast 5 GB-Datenspeicher.

 Abb. 4: Slack

Abb. 4: Slack

 

7. Todoist – Virtuelle To-Do-Listen

Das Tollste an Todoist ist das ablenkungsfreie Design. Es ist für die Kollaboration geschaffen, ich nütze es allerdings nur für mich selbst. Eine App ist vorhanden und ich mag das Service wirklich gerne. Man kann sich erinnern lassen, Notizen hinzufügen, Unteraufgaben anlegen, Prioritäten vergeben. Und ich liebe das Abhaken der Aufgaben. Der Unterschied zu Trello? Wenn man es hauptsächlich für To-Do-Listen zum Abhaken nutzt, ohne groß zu Kommentieren oder Kommunizieren zu wollen, dann ist Todoist ideal. Mit der Gratisversion ist ausgiebige Nutzung möglich.

 Abb. 5: Todoist

Abb. 5: Todoist

 

Es gibt viel mehr nützliche Plattformen, als ich hier vorstelle. Wahrscheinlich gibt es jeden Tag eine neue und man kann unmöglich alle kennen. Du kennst jetzt jedenfalls ein paar, die von mir erprobt und für gut befunden wurden. Und du kannst mit ihnen die wichtigsten Aufgaben in der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams erledigen.

Ich weiß, jeder hat seine Vorlieben und nutzt aus verschiedenen Gründen lieber das eine oder das andere Tool (und mault, wenn er ein anderes benutzen soll). Ich bin dazu übergegangen, mich auf andere einzustellen und auf deren Plattformen 'einzulassen'. Zum einen, weil es sich auszahlt. Und zum anderen ist es mir wichtig, dass sich der jeweilige Projektpartner auf der Plattform umtreibt, auf der er am effizientesten arbeitet - was wiederum dem Projekt zugute kommt.

Welche Plattformen für die Projektorganisation und die Online-Zusammenarbeit mit anderen nutzt du und warum? Ich freue mich auf deine Erfahrungen und Tipps!

***
Du bist Solopreneurin und möchtest eine Website, die dich und dein Unternehmen optimal repräsentiert? Melde dich hier für ein kostenloses und unverbindliches 20-minütiges Gespräch zum Kennenlernen an. Wir sprechen darüber, wobei ich dich unterstützen und wie unsere Zusammenarbeit aussehen kann!